Una volta acquisita l’approvazione del Consiglio di Classe, il Referente del viaggio accompagnatore consegna alla segreteria la seguente documentazione:
- richiesta di partecipazione della classe al viaggio d’istruzione con l'indicazione degli itinerari e del programma di viaggio e la scelta del periodo di effettuazione,
- apposita dichiarazione di impegno di partecipazione al viaggio di istruzione con l'assunzione dell'obbligo della vigilanza firmata dai docenti accompagnatori e dai possibili sostituti.Il Collegio dei docenti, verificata la coerenza didattica con le finalità formative del POF, delibera l’inserimento del viaggio di istruzione nel POF.
Successivamente
- ll Consiglio di istituto, verificata la coerenza con i criteri stabiliti, delibera l’approvazione del viaggio di istruzione.
- Dopo aver acquisito le opportune delibere il Dirigente scolastico dà inizio all'attività negoziale con le agenzie e con le ditte di trasporti per l'attuazione dei viaggi di istruzione. L’attività negoziale sarà svolta seguendo iI riferimento normativo dato dal D. M. 44/01 e dal Codice contratti D.lgs 163/06 e modifiche e regolamentazioni successive.
- Durante la fase esplorativa e comunque prima di procedere alla fase di stipula di un contratto il Dirigente scolastico acquisisce dal Referente del viaggio, o tramite il Referente dei viaggi d’istituto, il consenso scritto di chi esercita la potestà familiare per ognuno degli studenti partecipanti al viaggio in ordine alla partecipazione dello studente al viaggio, alla conoscenza delle condizioni di svolgimento del medesimo, comprese le condizioni economiche e l’accettazione delle eventuali clausole e penali, di cui al precedente art. 10.
- Durante la fase esplorativa e comunque prima di procedere alla fase di stipula di un contratto il Dirigente scolastico acquisisce dal Referente del viaggio, o tramite il Referente dei viaggi d’istituto, documentazione attestante il versamento da parte dei partecipanti sul ccp dell’istituto delle quote dovute, secondo la tempistica indicata.
- Il Dirigente scolastico, nella conduzione dell’attività negoziale terrà conto dei generali criteri di efficienza, efficacia ed economicità.
- Il Dirigente scolastico, nella conduzione dell’attività negoziale terrà conto anche dei seguenti criteri di scelta:
- Precedenti esperienze valutate positivamente dai docenti accompagnatori e dagli studenti,o
- fferta economica più vantaggiosa,
- Comprovate garanzie di sicurezza e di serietà,
- Completezza della documentazione,
- Minor onere economico a carico dell’istituto.
Il peso da attribuire ai precedenti criteri sarà fissato dal Dirigente in accordo con il Referente dei viaggi di istituto, sentiti i Referenti dei singoli viaggi di classe.
7. La classe, al termine del viaggio, esprimerà il proprio parere mediante compilazione di una specifica scheda di monitoraggio, predisposta a cura del Referente dei viaggi di istituto.
8. Il Referente del viaggio, al rientro in sede, dovrà far pervenire entro 5 giorni una relazione scritta sull'andamento dell'iniziativa, firmata da tutti i docenti accompagnatori.
9. Al termine dell’anno scolastico il Dirigente scolastico relazionerà al Consiglio di istituto per la verifica del rispetto dei criteri stabiliti circa gli aspetti organizzativi ed economici, relazionerà sui servizi offerti dalle agenzie, sul gradimento dei partecipanti in merito alle finalità e ai servizi ottenuti, sulla valutazione degli accompagnatori e sulla comparazione tra costo e beneficio.